房地产客户服务中心系统由以下子系统构成:交换接入子系统、CTI子系统、自动语音/传真子系统、人工座席子系统、监控管理子系统、身份认证处理子系统、数据库管理子系统、业务统计分析子系统、业务网关子系统、信息采编子系统、电话录音子系统、因特网(Internet)服务子系统等。
客户服务中心的灵魂就是"客户关系管理"。从用户给客户服务中心的第一次电话,并介绍了自己的姓名、地址和意见等,呼叫中心就将记录下用户的信息,以后一旦拨通他的电话,用户的资料、以往交流的记录会立刻呈现在座席代表面前,可以效率很高地继续上次的话题。呼叫中心可以记住所有的客户,记住所有的承诺,把一切安排得井井有条,这是仅仅采用口说笔记所无法做到的。而且如果通过在特定的日子,如住户的生日、节日等,以送歌、派送纪念品、邮送电子贺卡等手段向住户致意,达到拉近与住户的距离,从而能够通过住户的口碑效应达到宣传的作用,同时也就增加了客户群了。
客户服务中心可以成为房地产公司自身质量管理的助手。客户服务中心拥有各种统计分析功能,可以一目了然得到公司的经营情况,客户的需求动向,各种意见等有价值的信息,从而具有针对性地实施完善手段,成为公司经营决策的一个有效依据。
当客户致电并要求人工服务,其主叫号码能够被自动识别,并转到最适合服务的人工座席。当售楼代表拿起电话时,计算机屏幕上已经弹出客户的背景资料和历史服务信息,这样座席就能提供友好而专业的服务。
智能路由将呼入话路直接转至最合适的售楼代表,还能自动分配呼叫流量,提高利用率和保证售楼代表的业务平均分配,语音和数据处理允许一个呼叫由不同的售楼代表来转接,并且根据售楼代表的设置,将话路转接到售楼代表的手机或其它电话上。